Krótki przewodnik dla użytkowników kas fiskalnych

Raporty fiskalne oraz niefiskalne

Ewidencjonowanie sprzedaży detalicznej na kasie fiskalnej polega na  wprowadzeniu do pamięci urządzenia  istotnych ze względów podatkowych danych o obrotach.  W pamięci moduły fiskalnego znajdują się więc kopie wszystkich wykonanych przez sprzedawcę raportów rozliczeniowych.

Najważniejszym fiskalnym raportem jest tzw. raport dobowy, który musi być sporządzony codziennie po zakończeniu sprzedaży i który zawiera informacje będące podstawą do rozliczenia podatków z Urzędem Skarbowym. Podczas wykonywania raportu do pamięci fiskalnej kasy zostaje zapisany obrót z całego dnia sprzedaży, a dokładniej – z całego okresu, który upłynął od ostatniego raportu dobowego. Każdy raport dobowy jest raportem zerującym, a więc takim, który zezwala na jednokrotny odczyt danych z urządzenia – po odczycie licznik jest zerowany, nie można więc raportu powtórnie wykonać. W raporcie zostają uwzględnione następujące dane: rozdział kwot podatku na poszczególne stawki PTU, ilość wystawionych paragonów fiskalnych, ilość i wartość anulowanych paragonów, data i godzina wykonania raportu, numer unikatowy kasy (czyli numer nadawany przez producenta, wpisany na stałe podczas fiskalizacji do pamięci urządzenia), logo fiskalne i wreszcie numer samego raportu.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami raport dobowy musi być wykonany po zamknięciu sprzedaży lub najpóźniej następnego dnia przed jej rozpoczęciem, a jego wydruk musi być przez użytkownika starannie przechowywany. W praktyce wygląda to najczęściej tak, iż wszystkie wydrukowane w jednym miesiącu raporty dobowe trafiają do biura rachunkowego, które sprawdza ich kompletność, sumuje i porównuje łączną kwotę z raportem miesięcznym, następnie sporządza na ich podstawie rozliczenie podatkowe i wreszcie dołącza do pozostałych firmowych dokumentów.
Natomiast jeśli w danym dniu nie było sprzedaży, nie ma obowiązku wykonywania raportu dobowego. W większości sklepów takim dniem zerowej sprzedaży jest niedziela oraz pozostałe święta.
Praktyczna rada – najlepiej od pierwszego dnia sprzedaży wyróbmy sobie prawidłowe nawyki i każdy wydrukowany raport dobowy odkładajmy w jedno miejsce, w którym nie będzie mu groziło podarcie lub zalanie. Po zakończeniu miesiąca ułóżmy wszystkie wydruki zgodnie z kolejnością numerów i zepnijmy na stałe zszywką lub spinaczem. Ponieważ raport dobowy jest ważnym dokumentem, traktujmy go tak, jak na dokument przystało.

 

Raport miesięczny
Raport miesięczny jest drugim, obok raportu dobowego, wydrukiem fiskalnym, który podatnik musi ewidencjonować i udostępniać Urzędowi Skarbowemu.  Przy czym warto w tym miejscu zaznaczyć, iż musi być to raport miesięczny pełny – czyli taki, na którym są wyszczególnione wszystkie raporty dobowe oraz ich podsumowanie za dany miesiąc. Raport ten powinien być wykonany ostatniego dnia miesiąca lub przed rozpoczęciem sprzedaży w miesiącu następnym. Podobnie jak raporty dobowe pełny raport miesięczny posiada oznaczenia fiskalne (logo PL, deskryptor fiskalny oraz kompletny numer unikatowy).
Jednak większość kas potrafi również sporządzać tzw. skrócone raporty miesięczne, które nie są traktowane jako wydruki fiskalne, nie zawierają bowiem deskryptorów wymaganych przez Ministra Finansów.
Warto w tym miejscu dodać, iż o ile większość sprzedawców nie zapomina o codziennym obowiązku, jakim jest wydrukowanie raportu dobowego – między innymi dlatego, iż kasy fiskalne automatycznie im o tej czynności przypominają (a niektóre wręcz wymuszają sporządzanie raportu), o tyle wielu podatników nagminnie się spóźnia z wydrukowaniem raportu miesięcznego. Tymczasem choć raport miesięczny jest obowiązkowy, jednak data jego wykonania nie jest tak ściśle określona, jak moment sporządzenia raportu dobowego. Innymi słowy – niewielkie spóźnienie nie naraża nas na kłopoty z Urzędem Skarbowym.

 

Raporty niefiskalne
Każda kasa fiskalna warszawa wykonuje również raporty różnorodnych operacji, związanych ze prowadzeniem sprzedaży detalicznej. Najbardziej zaawansowane technologicznie modele kas systemowych oferują bardzo rozbudowany zestaw raportów, umożliwiających wgląd w różnorakie obszary działalności firmy. Analiza zawartych w raportach danych pozwala niejednokrotnie na zwiększenie efektywności sprzedaży i wyeliminowanie ukrytych nieprawidłowości – warto więc korzystać z tej formy kontroli.
Pani Monika, właścicielka osiedlowych delikatesów – od pewnego czasu miałam wrażenie, iż miesięczne obroty są jakby niższe, mimo iż liczba klientów nie uległa zmianie. Zaczęłam więc przeglądać raporty kasjerów – jednak początkowo nie zauważyłam żadnych nieprawidłowości. Dopiero kiedy je porównałam z raportem godzinowym, zauważyłam, że na jednej kasie – zainstalowanej na stoisku mięsnym – wartość sprzedaży zdecydowanie odbiega od normy. Porównałam raport godzinowy z raportami zmianowymi i okazało się, że obrót dość wyraźnie spada, kiedy kasa fiskalna jest obsługiwana przez jedną z kasjerek.  Okazało się potem, iż pani wypracowała całkiem sprawny system, umożliwiający jej sprzedaż wędlin „na lewo”, bez wystawiania paragonów i oddawania pieniędzy do kasy. Choć niby nie kradła dużych sum, jednak ich łączna kwota była już na tyle duża, że dała się zauważyć w raporcie miesięcznym.

 

Rodzaje raportów niefiskalnych
Zaawansowane kasy fiskalne warszawa mogą wykonać następujące raporty:
  • rozliczenia kasjerów: raport godzinowy, rozliczenie kasjera, listy kasjerów, waluta w sejfie,
  • raporty kasowe: raport szczegółowy sprzedaży, statystyka sprzedaży, raport towarów, raport grup towarowych (np. nieaktywnych PLU), stan kasy, raport zmianowy, raport transakcji odroczonych, cennik, raport funkcji operatora,
  • raport zwrotów opakowań,
  • raporty magazynowe: raport braków PLU, raport braków opakowań, raport magazynu PLU, raport magazynu opakowań,
  • raporty związane z kartami telefonicznymi, np. potwierdzenie zasilenia konta,
  • …a także wiele, wiele innych.

Leave a Comment

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Choose a Rating