Krótki przewodnik dla użytkowników kas fiskalnych

Wybieramy dobry serwis – ciąg dalszy

Przywołane we wcześniejszym artykule Rozporządzenie Ministra Finansów (w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków stosowania tych kas przez podatników) jednoznacznie stwierdza, iż odpowiedzialność za kasę spoczywa na jej właścicielu – także w zakresie czynności wykonywanych na jego zlecenie przez serwisanta. Jeśli więc  serwisant przy zmianie stawki VAT popełni pomyłkę, fiskus wymierzy karę właścicielowi.

Marek, właściciel sklepu ogólnospożywczego:
Moja firma serwisowa błędnie zaprogramowała kod na alkohol. Zamiast stawki 23% zaprogramowała na 5%, co zostało wykryte podczas kontroli skarbowej. Będę musiał nie tylko dopłacić podatek, ale też ponieść dotkliwą karę finansową. Uważam, że jest to ewidentna wina firmy serwisującej. Ja nie mogę wykonywać na kasie żadnych operacji z wyjątkiem raportu dobowego oraz miesięcznego, więc nie miałem fizycznej możliwości, aby samodzielnie ingerować w funkcje programowania. Co prawda, inspektor skarbowy zgodził się ze mną, że winę za złą stawkę ponosi serwisant, ale i tak będę musiał zapłacić grzywnę. Tylko dlaczego ja, a nie firma serwisująca?

 

Niestety, najwidoczniej pechowy właściciel sklepu nie miał pojęcia, iż w paragrafie 5 wspomnianego wcześniej rozporządzenia znajduje się zapis umożliwiający skarbówce obciążenie właściciela kasy grzywną. Treść owego zapisu brzmi następująco: Podatnicy prowadzący ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani do: „(…) weryfikacji poprawności pracy kasy, ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowego zaprogramowania nazw towarów (usług) i właściwego ich przyporządkowania do stawek podatków oraz niezwłocznego zgłaszania serwisowi każdej nieprawidłowości w jej pracy, (…)”. Wniosek? Pan Marek nie zweryfikował danych wprowadzonych do kasy i musiał ponieść odpowiedzialność skarbową.
Aby się ustrzec przed takimi sytuacjami, warto ustalić z serwisem tryb postępowania związany z ingerencją w stawki VAT i programowanie bazy PLU. Wiele serwisów w takiej sytuacji proponuje swoim klientom proste i wygodne rozwiązanie: właściciel urządzenia otrzymuje wydruk zaprogramowanych kodów PLU, sprawdza na miejscu ich poprawność, a następnie podpisuje oświadczenie, iż serwisant nie popełnił żadnego błędu.

 

Obowiązki serwisanta
Zgodnie z cytowanym wcześniej rozporządzeniem każda kasa fiskalna warszawa musi co dwa lata przejść obowiązkowy przegląd techniczny. W trakcie przeglądu serwisant powinien wykonać następujące czynności:
  • sprawdzić stan plomb kasy i ich zgodność z zapisami w książce serwisowej i dokumentacji serwisu,
  • ocenić poprawność działania kasy, zwłaszcza w zakresie emisji dokumentów fiskalnych,
  • przetestować poprawność działania wyświetlacza klienta,
  • zwrócić uwagę na stan obudowy kasy, płyty głównej, pamięci fiskalnej i modułu fiskalnego co do zgodności z dokumentacją konstrukcyjną (czyli, mówiąc innymi słowy, sprawdzić, czy któryś z tych elementów nie został samowolnie przez użytkownika wymieniony),
  • zweryfikować program kasy, jego wersję, zgodność z zapisami w książce kasy i dokumentacją serwisu,
  • wpisać wynik przeglądu wraz z zaleceniami do książki kasy,
  • zainkasować stosowną zapłatę (przegląd jest obowiązkowy, ale nie bezpłatny!).
Oprócz przeglądów technicznych serwisant jest zobligowany do przeprowadzania wszelkich napraw w okresie gwarancyjnym i pogwarancyjnym. Każda wykonana przez serwisanta czynność musi zostać wpisana do książki serwisowej. Wpisy muszą być czytelne i potwierdzone podpisem użytkownika kasy oraz pracownika firmy serwisującej, a także ostemplowane jego pieczęcią.
Uwaga! Serwisant w żadnym przypadku nie może dokonywać ingerencji w pamięć fiskalną urządzenia.

 

Podsumowanie
Mamy nadzieję, iż zdołaliśmy Państwa przekonać, iż wybór serwisu jest równie istotny, co wybór odpowiedniego modelu kasy. Teraz podamy kilka wskazówek, ułatwiających znalezienie profesjonalnej firmy serwisującej.
  • podczas wstępnej rozmowy z serwisantem dowiedzmy się w pierwszej kolejności, czy firma dokonuje napraw na miejscu czy przesyła urządzenie do serwisu fabrycznego (w tym drugim przypadku naprawa może potrwać dość długo, ponadto firma może nas obciążyć kosztami wysyłki). Poprośmy rozmówcę o aktualną autoryzację producenta lub importera urządzenia (powinien to być identyfikator ze zdjęciem).
  • Zapytajmy, po jakim czasie od chwili zgłoszenia awarii kasy możemy liczyć na pomoc serwisu – wiele firm obiecuje natychmiastową reakcję, inne powołują się na punkt 13 załącznika nr 7 do cytowanego wcześniej rozporządzenia, który określa, że czynności serwisowe muszą być podjęte nie później niż w ciągu 48 godzin od momentu zgłoszenia. W tym drugim przypadku serwis może rozpocząć naprawę dopiero po upływie dwóch dni od zasygnalizowania usterki.
  • Bądźmy dociekliwi – jeśli firma chwali się szybkością reakcji, poprośmy o referencje od zadowolonych klientów lub telefony do firm, w których serwis dokonywał naprawy. Zadzwońmy i upewnijmy się, że firma cieszy się dobrą opinią i jest skuteczna w swoich działaniach. Nie sugerujmy się pochlebnymi wypowiedziami zamieszczonymi na stronie internetowej serwisu – zwłaszcza, kiedy nie zawierają one pełnej nazwy firmy, a jedynie imię i nazwisko chwalącego firmę klienta. W większości takie opinie są spreparowane.
  • Spytajmy o ceny – usługi związane z obsługą i serwisem kasy fiskalnej są w większości płatne, dlatego warto sprawdzić, jakie opłaty będą w przyszłości nas obowiązywać. Firma powinna nas poinformować o: kosztach obowiązkowych przeglądów, kosztach dojazdu, kosztach programowania i  fiskalizacji kasy, ewentualnych opłatach za szkolenia czy pomoc w wypełnianiu druków dla Urzędu Skarbowego.
  • Dowiedzmy się, czy firma stosuje procedury, ułatwiające współpracę z klientem – np. przypomina o zbliżającym się terminie przeglądu kasy, prosi użytkownika o zweryfikowanie poprawności programowania, zapewnia gotowość serwisową przez 7 dni w tygodniu 24 godziny na dobę, nie każe sobie płacić za dojazd do klienta, stosuje różne formy kontaktu z klientem (telefon, poczta elektroniczna, czat, gadu-gadu).

 

 

Leave a Comment

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Choose a Rating