Krótki przewodnik dla użytkowników kas fiskalnych

Wybór kasy fiskalnej – funkcjonalność

Dura lex, sed lex – zgodnie z polskim prawem większość przedsiębiorców prowadzących sprzedaż detaliczną musi dziś ewidencjonować obroty za pomocą kasy rejestrującej. Są wśród nich taksówkarze, prawnicy, właściciele sklepów spożywczych, restauratorzy i lekarze prowadzący prywatną praktykę.

Jednak nie da się nie zauważyć, iż obowiązek posiadania kasy fiskalnej z roku na rok ulega poszerzeniu i coraz więcej osób prowadzący działalność gospodarczą jest prawnie zmuszonych do ewidencjonowania obrotów. Swoją drogą, warto byłoby prześledzić, w jaki sposób na przestrzeni ostatnich lat kurczyła się lista zwolnień z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży przy pomocy kasy rejestrującej i jak fiskus obejmował szczegółową kontrolą coraz większe obszary działalności gospodarczej. Być może zajmiemy się tą kwestią w jednym z kolejnych artykułów, jako że wnioski z takiego zestawienia mogą być pouczające.

Wracając do meritum – trudno wymagać od początkującego przedsiębiorcy (czy też lekarza lub prawnika), dogłębnej wiedzy na temat kas fiskalnych. Wybór urządzenia jest tym trudniejszy, iż na rynku istnieje ogromny asortyment tych urządzeń. Jak policzyliśmy, kasy fiskalne są produkowane przez około 17 producentów i każdy z nich oferuje przynajmniej kilka modeli, różniących się ceną, wyglądem i parametrami.

Przy czym nowicjuszom w sprzedaży ewidencjonowanej z reguły większość owych parametrów nic nie mówi. Weźmy chociaż liczbę kodów PLU, jakie oferuje dany model kasy. Jeśli będzie ona niższa od ilości asortymentu w sklepie, właściciel urządzenia może mieć problemy z jego poprawnym zaprogramowaniem. A niepoprawnie zaprogramowana kasa fiskalna może wzbudzić zastrzeżenia urzędu skarbowego. Tylko ilu początkujących sprzedawców ma tego świadomość?

Warto więc wiedzieć, na jakie parametry należy zwracać uwagę i jakie kryteria stosować przy wyborze kasy.

Funkcjonalność

Kasa fiskalna warszawa przede wszystkim powinna być funkcjonalna, czyli dostosowana do rodzaju i zakresu działalności gospodarczej. Z reguły możemy spotkać się ze stwierdzeniem, iż przed zakupem urządzenia należy oszacować ilość asortymentu, a także liczbę potencjalnych klientów. Przy czym powinniśmy kierować się zasadą, iż im większa będzie baza towarowa w sklepie i im więcej będziemy wydawać dziennie paragonów, tym kasa fiskalna warszawa powinna być bardziej zaawansowana technicznie. Dlatego w dużych placówkach handlowych najlepiej się sprawdzają kasy systemowe, kompatybilne z urządzeniami usprawniającymi obsługę klienta (komputer, waga lub czytnik kodów kreskowych).  W małych sklepach lub niedużych punktach usługowych całkowicie wystarczy zwykła kasa jednostanowiskowa. W sprzedaży obwoźnej niezastąpione są modele przenośne, o niewielkich gabarytach i długim czasie pracy na baterie.

Nie ujmując nic owym zaleceniom, warto jednak zadać sobie pytanie – JAK precyzyjnie oszacować przyszłe obroty, tak aby wybór kasy był optymalny? O tym, że nie zawsze jest to takie proste, mogą nas przekonać następujące przykłady.

Ewa, właścicielka osiedlowego sklepu ze zdrową żywnością – zdecydowałam się na zwykłą jednostanowiskową kasę fiskalną. Taką, która działa samodzielnie i nie ma możliwości współpracy z wagą. Z czasem rozszerzyłam asortyment o produkty sprzedawane luzem – kasze, orzechy, suszone owoce itp. Aby wystawić paragon, musiałam więc najpierw zważyć towar, a potem wprowadzić jego cenę do kasy. To wszystko było dość czasochłonne – zwłaszcza kiedy klient kupował kilka różnych produktów.  W piątek i sobotę, kiedy ruch był największy, przed moim mikroskopijnym sklepikiem ustawiały się kolejki, a część kupujących rezygnowała z zakupów. Nie przemyślałam wyboru kasy i teraz żałuję.

Andrzej, właściciel sklepu spożywczego – zaczynałem od małego sklepiku, po roku przeniosłem się do większego lokalu, a po trzech latach przejąłem osiedlowe delikatesy. Mam zamiar prowadzić sprzedaż samoobsługową, do której moja stara kasa fiskalna kompletnie się nie nadaje, bo nie ma wystarczającej pamięci, aby wprowadzić do niej wszystkie towary.

Decydując się na określony model kasy fiskalnej, warto więc zawsze myśleć perspektywicznie (choć oczywiście, wszystkiego przewidzieć się nie da, co dobrze unaocznia drugi z przykładów). Można również na własną rękę przeprowadzić mały rekonesans – np. odwiedzić kilka podobnych do naszego punktów sprzedaży i wypytać właścicieli o wady i zalety kasy. Można też zadać pytanie na forum poświęconym tematyce kas fiskalnych i na podstawie odpowiedzi wytypować kilka przydatnych dla nas modeli. Wiele osób konsultuje również kupno kasy ze sprzedawcą tych urządzeń lub prosi o radę swojego księgowego.

Pamiętajmy, iż kasy fiskalne nie tylko ewidencjonują obroty, lecz także ułatwiają prowadzenie sprzedaży. Większość modeli potrafi sporządzać rozmaite raporty, które możemy wykorzystać w zarządzaniu firmą (są to tzw. raporty niefiskalne). Dzięki tym dodatkowym opcjom – o ile umiemy je odpowiednio wykorzystać – jesteśmy w stanie zoptymalizować plan zamówień i lepiej poznać potrzeby naszych klientów. Słowem – sprzedawać więcej i skuteczniej.

 

 

Leave a Comment

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Choose a Rating