Krótki przewodnik dla użytkowników kas fiskalnych

Wybór kasy fiskalnej – serwis

Dobry serwis jest doceniany nie tylko przez tenisistów, lecz również przez właścicieli kas fiskalnych. Brak szybkiej i fachowej pomocy w przypadku awarii tego urządzenia może mieć bowiem bardzo duży wpływ na realne dochody przedsiębiorstwa.
Jeśli właściciel sklepu lub punktu usługowego nie dysponuje kasą rezerwową, musi zgodnie z polskim prawem zawiesić sprzedaż do chwili naprawy kasy podstawowej. Tak więc opieszały lub niekompetentny serwisant może narazić firmę na przymusowy przestój, a tym samym na poważne straty finansowe. Przypomnijmy w tym miejscu, iż za kontynuowanie sprzedaży bez ewidencjonowania obrotów na kasie fiskalnej grożą dotkliwe sankcje skarbowe (fiskus może wymierzyć karę grzywny w wysokości 240 stawek dziennych).
Co gorsza, obowiązujące prawo stanowi, iż dany serwis jest prawnie „przypisany” do kasy – nie można więc pod wpływem chwilowej emocji zrezygnować z usług kiepskiego serwisanta i poprosić o pomoc lepszego fachowca. Oczywiście, zmiana serwisu jest możliwa, jednak po dopełnieniu pewnych formalności, opisanych w Rozporządzeniu Ministra Finansów (Rozporządzenie z 4 lipca 2002 roku w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków stosowania tych kas przez podatników).
Reasumując, należy stwierdzić, iż rezygnacja z usług nierzetelnego serwisu bywa dość czasochłonna (załatwienie wszystkich formalności trwa najczęściej około trzech tygodni) i często się wiąże z dodatkowymi kosztami. Dlatego przed zakupem kasy fiskalnej dokładnie wypytajmy sprzedawcę o serwis dilerski i omówmy najważniejsze warunki współpracy.

 

Początek współpracy – programowanie i fiskalizacja kasy
Zanim kasa zostanie sfiskalizowana, działa w tzw. trybie szkoleniowym (ponieważ moduł fiskalny nie jest aktywny, kasa fiskalna warszawa nie zapamiętuje jeszcze danych). Tryb niefiskalny pozwala właścicielowi urządzenia na zapoznanie się z obsługą kasy. Takie czynności, jak wprowadzanie cen oraz narzutów, sporządzanie różnych raportów, stornowanie pozycji czy anulowanie paragonu – mogą początkowo sprawiać nam trochę kłopotu, dlatego warto je przećwiczyć wspólnie z serwisantem. Wiele serwisów oferuje swoją pomoc także w programowaniu bazy PLU oraz tzw. klawiszów skrótów, a nawet organizuje mini szkolenia, w trakcie których możemy opanować różne procedury związane z obsługą kasy fiskalnej.  Komuś, kto nigdy wcześniej nie pracował na tym urządzeniu, takie wsparcie może zaoszczędzić wielu kłopotów.
Kasia, właścicielka kiosku ruchu – na początku kasa fiskalna trochę mnie przerażała. Wydawało mi się, że nigdy nie opanuję wszystkich opcji, bałam się zwłaszcza stornowania pozycji i przeprogramowywania bazy PLU. Jednak pan z serwisu cierpliwie odpowiadał na moje pytania i pokazywał kolejne czynności. Trenowałam tak długo, aż poczułam się pewnie. Co prawda, i tak nie obyło się bez drobnej wpadki, bo kiedy zaczęłam sprzedaż i musiałam wymienić rolkę, okazało się, że kompletnie nie potrafię tego zrobić. Na szczęście, dodzwoniłam się do serwisu i – telefonicznie instruowana przez pana Andrzeja – samodzielnie i całkiem sprawnie dokonałam wymiany. Pan z serwisu był na tyle uprzejmy, że nawet się nie śmiał, choć teraz wiem, że moja indolencja techniczna musiała być dla niego bardzo zabawna.
Zanim więc podejmiemy stałą współpracę z firmą serwisującą – sprawdźmy, w jaki sposób odnosi się ona do klienta. Dzwońmy, wypytujmy o najdrobniejsze szczegóły techniczne, poprośmy o przeprowadzenie bezpłatnego szkolenia. Jeśli dojdziemy do wniosku, iż dalsza współpraca z serwisem będzie problematyczna, na tym etapie możemy z jego usług po prostu zrezygnować. Po fiskalizacji stanie się to o wiele trudniejsze.

 

Fiskalizacja i związane z nią formalności
Fiskalizacja polega na aktywowaniu modułu fiskalnego, do którego serwisant wprowadza NIP podatnika. Jest to czynność nieodwracalna i jednorazowa – błędnie wprowadzonego NIP-u nie można poprawić (dochodzi bowiem do uszkodzenia całego modułu). Serwisant odpowiedzialny za fiskalizację jest odtąd jedyną osobą, która ma prawo do czynności serwisowych i która może się zajmować przeglądem i naprawą kasy. Jego dane identyfikacyjne muszą zostać wpisane do książki serwisowej i być zgodne z ewidencją prowadzoną przez Urzędy Skarbowe.
Ponadto osoba wykonująca czynności serwisowe musi posiadać autoryzację producenta urządzenia (ewentualnie jego importera). Autoryzacja jest potwierdzana identyfikatorem ze zdjęciem i jest ważna przez jeden rok od wydania dokumentu.
Podczas fiskalizacji zostaje wypełniona książka serwisowa, a kasa fiskalna warszawa zostaje zaplombowana ołowianą plombą, na której widnieje numer serwisanta.
Wskazówki praktyczne – po wprowadzeniu numeru NIP serwisant powinien nas poprosić o jego potwierdzenie. Jest to o tyle ważne, iż w przypadku błędnie wprowadzonego NIP-u można od razu ustalić, kto za to odpowiada – właściciel, który podał niepoprawne dane, czy serwisant, który niechcąco pomylił cyferki.
Niekiedy zdarza się, iż osoba wpisana do książki serwisowej nie może dokonać przeglądu lub naprawy kasy, gdyż jest np. na zwolnieniu lub na urlopie. W takim przypadku kasa fiskalna zostaje przekazana do naprawy serwisantowi zastępczemu (właściciel musi w takim przypadku napisać oddzielne upoważnienie, dołączane następnie do książki serwisowej).
Po dokonaniu fiskalizacji właściciel kasy i serwisant informują o tym fakcie Urząd Skarbowy – każdy za pomocą stosownego pisma. W przypadku właściciela kasy jest to druk „Powiadomienie Podatnika o Miejscu Instalacji Kasy”, który należy złożyć w terminie 7 dni od jej fiskalizacji. Wiele serwisów oferuje bezpłatną pomoc w jego wypełnieniu i pomaga w przebrnięciu przez wszystkie formalności związane ze zgłoszeniem kasy fiskalnej w Urzędzie Skarbowym.

 

 

Leave a Comment

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Choose a Rating